Axiome Visa
voit son activité
composée de trois métiers bien distincts
les uns des autres :
1 • L’accueil
téléphonique.
2 • Le traitement
des dossiers.
3 • Le déplacement
vers les organismes
Seul le meilleur niveau qualitatif sur l’ensemble de chacun de ces trois métiers permet de rendre un service aujourd’hui reconnu aussi bien
par les particuliers,
par les voyagistes
que par de grands groupes industriels.
1. Qu’est-ce qu’une Légalisation et pourquoi existe-t-elle ?
Les légalisations et certifications ont pour but de rendre authentique et en adéquation avec les normes en vigueur en France, des documents dont l’utilisation se fera parfois à l’autre bout du monde par des personnes parlant une autre langue et/ou ayant un autre alphabet et des lois qui sont différentes des nôtres.
A priori, rien ne permet de dire que votre document soit valable à l’étranger.
Aussi, l’état français a négocié avec d’autres pays une reconnaissance mutuelle de règles simplifiant l’activité des entreprises, des administrations et des individus à l’intérieur de chacun de ces états. Chaque état se porte garant que les documents seront conformes aux règles négociées.
Des conventions internationales ou bipartites peuvent avoir mis en place une dispense de légalisation par le Ministère. Cette dispense peut être est une délégation au service de l’Apostille de chaque cour d’appel de France, voire une dispense totale… pour certains documents.
2. Dans quels cas est-elle nécessaire ?
Seul le Service Légalisation du Ministère Français des Affaires Etrangères est habilité à certifier la bonne conformité aux règles entre les 2 pays.
Selon le document ou son signataire il peut y avoir différentes étapes avant le ministère pour légaliser un document.
A. Dans le cadre du commerce international
L’augmentation constante des flux internationaux a conduit les états à élaborer des règlementations et des procédures auparavant prises en charges par l’internationale bancaire. Une entreprise exportatrice n’a pas toujours la possibilité d’exercer un sain contrôle de l’acheminement des marchandises et de s’assurer du bon encaissement de sa vente lorsque l’opération se passe à l’autre bout du monde. La banque offre alors de se substituer aux deux parties, et ce par le biais d’un contrat appelé « crédit-documentaire » (autrefois Lettre de change).
Ce crédit documentaire est obligatoirement accompagné de documents nécessaires au dédouanement (certificat d’Origine, facture, attestations diverses pour les produits dangereux ou sanitaires, etc…). Par exemple, pour exporter de la viande il faut un certificat sanitaire attestant que cette viande est propre à la consommation humaine (et non animale). Il est délivré par une autorité compétente spécifique, vérifié, puis légalisé (tampon).
ce genre de vérification est aussi applicable pour des médicaments, les caisses d’emballages en bois (pour ne pas « exporter » de termites et autres parasites), etc…
Si et seulement si les conditions négociées entre les 2 parties et stipulées sur le crédit documentaire sont remplies, le crédit documentaire et les documents de transit légalisés, la marchandise peut être dédouanée à destination et le paiement débloqué. Concrètement, la banque à destination réalise l’échange des documents de dédouanement contre le paiement.
C’est sur ces documents de dédouanement qu’intervient 4V Services en mettant à disposition sa base documentaire et en les faisant légaliser.
B. Dans un cadre administratif
Un K.bis, pièce d’identité d’une entreprise, est un document remis en original par l’état Français qui n’a que 3 mois de validité à partir de sa date d’émission. Il s’agit de la pièce de référence prouvant qu’une entreprise a bien une existence réelle en France. En le faisant légaliser vous en apporterez la preuve et pourrez donc agir pour la défense de vos intérêts à l’étranger.
De même, si vous enregistrez une marque en France, avec une validité mondiale et souhaitez défendre cette marque à l’étranger, il faut prouver à l’aide de documents certifiés (légalisés) que cette marque vous appartient…
si vous souhaitez adopter un enfant du bout du monde… Il est nécessaire que dans le pays de naissance de l’enfant vous puissiez justifier votre identité et que vous pourrez ensuite assurer durablement son éducation. Là aussi, il existe des documents spécifiques à légaliser qui vous permettront de prouver le « parcours » accompli et de revenir avec l’enfant.
C. Dans un cadre privé
La première étape de la légalisation d’un document privé consiste à authentifier le signataire par les chambres de commerces, les mairies ou les notaires (certification de signature).
Pour un médecin, seul l’Ordre National des Médecins certifiera son titre et son exercice en France. Ainsi, une fois légalisée, l’ordonnance permettra au voyageur de circuler avec des médicaments dits particuliers.
Le processus est identique pour un pouvoir bancaire pour un dirigeant Français délégant sa signature à un directeur d’usine implantée à l’étranger.
Un correspondant étranger peut aussi vous demander de lui préciser par écrit un détail (composition de produit, attestation de prix, diplôme etc…). La légalisation permet de donner foi et valeur à une déclaration faite par une entreprise. Le contenu lui-même est de la responsabilité du signataire et s’il s’avère que le contenu est mensonger, le contrevenant s’expose à des sanctions.
D. Pour des traductions
Seuls des traducteurs assermentés auprès des tribunaux peuvent certifier une traduction. A ce titre par elle est validée par le Service Légalisation du Ministère Français des Affaires Etrangères. Ils se doivent de consigner dans un registre toutes leurs traductions (une traduction pourra être réémise à l’identique plusieurs années après).
C. Ce qu’apporte 4V Services
Pour vos visas, 4V Services apporte, des renseignements, un accueil téléphonique professionnel, une mise en conformité de la demande de visa de ses clients et un déplacement au service consulaire concerné pour un prix modique qui permet à tout un chacun, particulier ou professionnel d'économiser du temps, de l'énergie et les frais de déplacement.
Une légalisation fait intervenir plusieurs organismes ou administrations. Après certification initiale proche du domicile de l’émetteur du document, 4V Services enchaîne les déplacements sur la région parisienne évitant des allers retours (lents) entre chacune des étapes d’une légalisation. Les démarches étant complexes et multiples, 4V Services met à la disposition de ses clients sa base documentaire et sa connaissance des mécanismes de fonctionnement des organismes et administrations impliquées. 4V Services centralisera la gestion de cet ensemble de déplacements soulageant le demandeur à plusieurs niveaux. Il faut aussi savoir que nos Garçons de Courses Consulaires sont un personnel qualifié et spécialisé.
Les déplacements pour dépôts et retraits aux organismes, paiement des droits d’enregistrement, gestion du planning de ces dépôts et retraits sont le savoir faire de 4V Services.
POURQUOI
ALLEZ-VOUS GAGNER
DU TEMPS ?
1. Qu’est-ce qu’un visa et pourquoi existe-t-il ?
Le visa n’est plus, pour beaucoup de pays, un « cachet authentique », mais un autocollant authentique imprimé. Il reprend l’identité, les références du passeport, parfois la photo, et ce, ou en anglais ou dans la langue du pays. Les informations sont alors transmises informatiquement aux autorités locales du pays que vous allez visiter (beaucoup de pays ont un système informatique développé et performant, il est courant que ces informations leur parviennent).
Pour faire une demande de visa, il est requis : un formulaire de demande de visa accompagné d’une ou plusieurs photos d’identité, ainsi que de justificatifs divers. Elle est ensuite adressée à un consulat afin de « demander l’autorisation » de se rendre dans un pays. En effet, que vous soyez touriste, homme d’affaires, étudiant ou acteur humanitaire, le principe de libre circulation ne signifie pas qu’on s’invite n’importe où, n’importe quand. Acceptez-vous qu’un inconnu s’installe à demeure chez vous ? De même, si vous recevez votre nièce, combien de temps va-t-elle restée ? Sera-t-elle à votre charge ou aura-t-elle de quoi subvenir à ses besoins ? Un pays a les mêmes préoccupations que les vôtres avec en plus la responsabilité de gérer ces questions.
Selon les pays, une dispense de visa peut exister. En effet, en Europe, l’espace Schengen, dispense même de détenir un passeport. Une carte d’identité en cours de validité suffit pour sortir de France et circuler dans ces pays. D’autres états Européens, sans être signataire de l’intégralité du traité de Schengen, appliquent les mêmes règles. D’autres pays ont mutuellement décidés d’une règlementation définissant les modalités de circulation des personnes. En l’absence de traité ou convention (officielle ou d’usage) il existe un principe de réciprocité, chaque état étant l’égal de l’autre. Par exemple, si l’un exige qu’un visiteur soit assuré médicalement pendant son séjour, il est courant que l’autre état exige la même chose.
2. Comment obtenir un visa ?
Avant toute démarche, il est prudent, voire nécessaire de contacter le consulat ou la section consulaire de l’ambassade du pays dans lequel le voyageur souhaite se rendre, afin de s’assurer que déplacement est autorisable, qu’il nécessite bien un visa et s’enquérir des documents à fournir.
Attention, certains états sont représentés par d’autres. Ainsi, le voyageur en partance pour le Kirghizistan doit demander un visa au consulat du Kazakhstan à Paris ou bien à celui du Kirghizistan en Belgique.
Ensuite, s’il est impératif d’être en possession d’un passeport et que le voyageur n’en possède pas, il faudra l’obtenir auprès de la préfecture de votre domicile. Il existe actuellement 5 modèles en circulation en France, valables à ce jour :
• L’« ancien modèle », qui est toujours valide.
• Le modèle à « lecture optique »
• Le modèle biométrique (celui qui est désormais délivré par les préfectures françaises et qui répond aux réglementations
mises en vigueur par les Etats-Unis). Il permet de bénéficier d’une exemption de visa pour un séjour aux Etats-Unis.
• Le modèle dit de « dépannage » délivré par un consulat français à la personne ayant perdu son passeport
dans un pays étranger.
• Le passeport d'"Urgence" qui est un passeport à «lecture optique» avec seulement un an de validité.
Selon les pays, chaque motif de voyage peut faire l’objet d’un visa bien précis. Les cas les plus connus concernent les touristes, les hommes d’affaires, les brèves missions de travail, les études, les stages et … les journalistes !
Ainsi, des documents complémentaires au formulaire de demande de visa sont nécessaires afin d’éclairer le consulat sur le but de votre voyage et d’en apporter la preuve.
Pour les visas de tourisme, il est souvent demandé une attestation de l’agence de voyages justifiant l’achat d’un billet d’avion aller et retour et mentionnant les dates. Cette attestation a valeur car d’une part, dans le cadre d’un séjour acheté, vous n’aurez pas besoin d’autres ressources que votre « argent de poche ». Et d’autre part, les agences de voyages ont un numéro de licence officielle, et sont donc réglementée par l’état français. C’est une garantie pour vous, en tant que client, et pour un consulat en tant que réel statut touristique.
Pour l’homme d’affaires, il pourra être demandé une « lettre de société » qui confirme le caractère professionnel du déplacement. L’entreprise est tenue de préciser qu’une assurance a bien été souscrite pour l’employé et que « les frais de séjour et d’éventuel rapatriement » seront pris en charge par elle. Une lettre d’invitation de la société avec laquelle il a rendez-vous pourra être réclamée.
Pour l’étudiant, un certificat d’inscription scolaire ou universitaire pourra être exigible. De même, pour un stage, une prise en charge et/ou un contrat du candidat stagiaire est requise. Et pour les journalistes, bien évidemment la carte de presse est indispensable, ainsi que certains autres documents.
Concernant les photos certains critères doivent impérativement être respectés sous peine de devoir les refaire : couleur de fond, dimension, posture, lunettes, coiffure etc…
Tous les documents en main, vous pouvez alors présenter votre demande. Par courrier ? Si votre demande s’avère incomplète ou erronée, cette solution ne semble pas la plus avantageuse. De plus, certains pays n’acceptent pas les demandes par courrier. En se déplaçant ? Il est parfois difficile et compliqué de se déplacer au consulat. Et quel temps perdu (en attente sur place et pour revenir chercher le visa car le délai peut varier de quelques heures à plusieurs jours). Ou bien faites appel à un spécialiste comme 4V Services.
Conseils & Définitions
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Axiome Visa - Groupe 4VServices
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Les délais et tarifs indiqués pour l'obtention de vos visas sont ceux du consulat et ne sont pas de la responsabilité de Axiome Visa.
Les urgences sont accordées par les consulats en fonction de leurs disponibilités. Les frais versés au consulat ne sont pas remboursables et ne présument pas du résultat de la démarche.
Les administrations compétentes peuvent apporter des modifications aux procédures, dispositions, formulaires, tarifs etc... et Axiome Visa ne peut en être tenu pour responsable en tout ou partie.